زمانی که شما یک کنفرانس شرکتی، یک کنوانسیون، یک جشنواره موسیقی یا یک مهمانی داخلی دارید، برنامه‌ریزی رویداد نیازمند مهارت‌های زیادی در زمینه سازماندهی و مدیریت زمان است. و واقعا مهم نیست که آیا این یک رویداد با ۱۰۰ شرکت‌کننده است یا بیشتر؛ هر شرکت‌کننده می‌خواهد که رویداد یک تجربه به یادماندنی باشد. یکی از راه‌هایی که می‌توانید نیازهای شرکت‌کنندگان را برآورده کنید و به عنوان یک برنامه‌ریز رویداد به خودتان کمک کنید، استفاده از پرسشنامه آنلاین برنامه‌ریزی رویداد است.
اهمیت پرسشنامه آنلاین برنامه‌ریزی رویداد
از برنامه‌ریزی اولیه تا اقدامات پس از رویداد، پرسشنامه آنلاین رویداد به شما کمک می‌کنند تا رویدادهای موفق را ترتیب دهید، آغازی موفق فراهم کنید و آنها را به پایانی رضایت‌بخش برسانید. البته، بسیاری از برنامه‌ریزان رویداد با یک تصویر شروع می‌کنند، مشخص می‌کنند چه نتایجی می‌خواهند بدست آورند و چگونه قصد دارند آنها را دستیابی بخشند. با این حال، مهم است که نیز اطلاعاتی از شرکت‌کنندگان جلب شود.
اغلب، برنامه‌ریزان رویداد به اندازه‌ی کافی به تصویر خود تمرکز می‌کنند که نتوانسته‌اند انتظارات شرکت‌کنندگان را برآورده کنند. اگر این یک رویداد یک‌بار انجام میشود،، این می‌تواند منجر به ناراحتی شود که مطمئنا نظرات منفی را ترک خواهند کرد و شایعه‌های منفی را منتشر خواهند کرد؛ اگر این یک رویداد سالانه باشد، شرکت‌کنندگان ناخوشایند احتمالا سال بعد بازنخواهند گشت و باعث آسیب به فروش می‌شوند.
انواع سوالات پرسشنامه آنلاین رویداد
قبل از شروع به برنامه‌ریزی سوالات پرسشنامه آنلاین رویداد خود، باید از سه نوع متداول‌ترین سوالات که بپرسید، آگاه باشید.
سوالات کمی
این سوالات مرتبط با اعداد هستند و به سبک سوالات NPS هستند که سوالات قابل قیاس (مثلاً چگونه این رویداد را از مقیاس ۱ تا ۵ ارزیابی می‌کنید؟) می‌پرسند. این برای رویدادهایی با تعداد زیادی از افراد کارآمد است و به شما کمک می‌کند تا بعداً آمار مفیدی تولید کنید.
سوالات کیفی
این سوالات باز متنی هستند که به شما کمک می‌کنند تا در تجارب و فرآیندهای تفکر خاص دقت کنید که سپس به داده‌های قابل قیاس تبدیل می‌شوند (مثلاً ۲۵٪ از شرکت‌کنندگان از صدا شکایت کردند، اما از این میان ۲۰٪ دور از صحنه نشسته بودند).
سوالات دو گزینه ای
این یک نوع سوالات با گزینه‌های بله/خیر است که می‌تواند داده‌های کمکی دیگری جمع‌آوری کند یا برای انجام وظایف مدیریتی استفاده شود (مثلاً آیا می‌توانیم در آینده با شما در مورد رویدادهای بیشتر تماس بگیریم؟)
سوالات پرسشنامه آنلاین برنامه‌ریزی رویداد (قبل، هنگام، و پس از رویداد)
پس از آن، اینکه سوالاتی از شرکت‌کنندگان بپرسید چه انواع سوالاتی باید باشد؟ ما یک پرسشنامه آنلاین قبل از رویداد و یک پرسشنامه آنلاین پس از رویداد را پیشنهاد می‌دهیم؛ بسته به نوع رویداد، ممکن است همچنین در حین رویداد پاسخ‌ها را درخواست کنید. در زیر چند نکته را در نظر بگیرید.
1. سوالات پرسشنامه آنلاین برنامه‌ریزی قبل از رویداد
هنگام برنامه‌ریزی یک رویداد، باید در نظر داشته باشید که شرکت‌کنندگان چه انتظاراتی دارند تا بتوانید یک نمایش برگزار کنید که با انتظارات آنها هماهنگ باشد. بهترین راه برای انجام این کار این است که به سادگی در یک پرسشنامه آنلاین قبل از رویداد بپرسید. البته، این ممکن است چیزی باشد که شما برای مثال در مورد یک عروسی نیاز داشته باشید (این بستگی به داماد و عروس و شاید خانواده فوری آنها دارد). اما برای رویدادهای شرکتی و گردهمایی‌های اجتماعی بزرگ، واقعاً به شما کمک می‌کند تا انتظارات مخاطبان خود را ارزیابی کنید. سپس می‌توانید برنامه‌ای ایجاد کنید که برای آنها ارزشمند باشد. در زیر تعدادی از موضوعات و سوالاتی را که می‌توانید در مورد آنها بپرسید را در نظر بگیرید.
زمان
اگر این یک رویداد تمام روزه نباشد یا یک رویدادی با مدت زمان چند روز یا حتی یک هفته باشد، ممکن است بخواهید بپرسید که شرکت‌کنندگان زمان ترجیحی دارند یا خیر.
- آیا رویداد صبح، بعدازظهر یا شب برای شما بهتر است؟
مسافت
بسته به نوع رویداد، برخی از شرکت‌کنندگان ممکن است تا مسافت خاصی را بپذیرند. این مهم است زیرا ممکن است تأثیری در محل برگزاری رویداد داشته باشد (اگر بخواهید جمعیت بزرگی داشته باشید، به عنوان مثال ممکن است بخواهید آن را در نزدیکی خانه برگزار کنید).
- آیا مایل به سفر برای شرکت در این رویداد هستید؟
- تا چه فاصله‌ای برای حضور در یک رویداد مایلید بپیمایید؟
- آیا می‌توانید در صورت لزوم شب را اقامت کنید؟
محتوا
به شرکت‌کنندگان اجازه دهید در مورد موضوعاتی که بیشتر به آنها علاقه دارند، نظر بدهند. این باعث میشود که در طول رویداد به‌طور فعال شرکت کنند.
- کدام یک از این موضوعات برای شما جذاب‌تر است؟
- آیا موضوعات اضافی دیگری وجود دارند که می‌خواهید ما بپوشانیم؟
سخنرانان
بسیاری از رویدادها یک سخنران اصلی یا ارائه‌دهندگان مختلف دارند. ممکن است بخواهید ببینید که مخاطب شما از کدام شخصیت بیشترین علاقه را دارد. آنها ممکن است حتی پیشنهاداتی داشته باشند که می‌خواهند از کدام شخصیت‌ها بشنوند، یا حتی ممکن است خودشان به عنوان یک سخنران داوطلب شوند، که می‌تواند برنامه‌ریزی را راحت‌تر کند!
- کدام یک از این لیست از سخنرانان پیشنهاد شده را بیشتر دوست دارید که در رویداد صحبت کند؟
- آیا پیشنهادی یا توصیه‌ای برای سخنرانان دارید؟
سرگرمی
بسته به نوع رویدادی که برگزار می‌کنید، نیازهای تفریح ممکن است به شدت متفاوت باشند. دوباره، به شرکت‌کنندگان پیامدهایشان را بپرسید.
- کدام نوع تفریح برای شما جذاب‌تر است؟ (برای مثال، تیم‌های میزی، بازی‌ها، شبکه‌سازی، مهمانی پس از رویداد، پرسشنامه آنلاین از جمعیت و غیره.)
- آیا ترجیح می‌دهید دی‌جی، گروه زنده یا هیچکدام؟
محل برگزاری
ممکن است بخواهید از شرکت‌کنندگان بپرسید.
- آیا مایلید رویداد در فضای باز یا داخلی برگزار شود؟
- هتلی که هنگام برگزاری این رویداد ترجیح می‌دهید کدام است؟ (دنبال شده توسط لیستی از هتل‌ها)
- آیا مکان دیگری که توصیه می‌کنید ما در نظر بگیریم؟
پذیرایی
قبلاً انتخاب چند غذا و ارائه آنها آسان بود، اما امروزه مردم نیازهای رژیمی خاص‌تری دارند. شما می‌توانید از جلوه از شنوندگان خود بخواهید و به مناسبت برنامه‌ریزی کنید تا هیچ‌کس احساس نکند که در نظر گرفته نشده است.
- آیا از حساسیت یا حساسیت غذایی رنج می‌برید که باید در نظر بگیریم؟
- آیا گیاه‌خوار یا وگان هستید؟
- آیا محدودیت‌های رژیمی دیگری دارید؟
2. پرسشنامه آنلاین در حین رویداد
برخی از رویدادها، مانند یک کنفرانس شرکتی، اغلب بدون اهدای جوایز مثل یک برنامه تلویزیونی، ممکن است دشوار باشد تا شرکت‌کنندگان را مشغول نگه دارید. یک راه برای تشویق مشارکت و حفظ شرکت‌کنندگان این است که از پرسشنامه آنلاین استفاده کنید! چند راه برای انجام این کار وجود دارد.
شرکت‌کنندگان را قبل از رویداد نظرسنجی کنید و به آنها اعلام کنید که نتایج در رویداد آتی به اشتراک گذاشته خواهد شد. با نزدیک شدن به رویداد، انتظار شرکت‌کنندگان به افزایش خواهد یافت زیرا منتظرند ببینند دیگران چه نظری داشته‌اند.
یک پرسشنامه آنلاین کوتاه یا پرسشنامه آنلاین سریع در طول رویداد خود انجام دهید. می‌توانید یک پرسشنامه آنلاین ایجاد کنید و از یک کیوسک در منطقه رویداد استفاده کنید تا شرکت‌کنندگان در طول روز کامل شوند. از این پرسشنامه آنلاین برای پرسیدن از شرکت‌کنندگان در مورد مسائل مربوط به موضوع رویداد، صنعت یا علاقه‌هایشان استفاده کنید. نتایج را طول روز به اشتراک بگذارید تا توجه شرکت‌کنندگان را حفظ کنید. این نظرسنجی‌ها باعث مشارکت بیشتر شرکت‌کنندگان می‌شوند زیرا آنها می‌دانند که به کوچکترین نحوی به رویداد کمک کرده‌اند.
پرسشنامه آنلاین را با استفاده از برنامه‌ها، دستگاه‌ها و افزونه‌های نظرسنجی که با تلفن‌همراه شرکت‌کنندگان کار می‌کنند، در رویداد گنجانده شوید. این می‌تواند نتایج زمان واقعی ارائه دهد که می‌تواند به طور مستقیم در صفحه نمایش ارائه شود.
3. سوالات پرسشنامه آنلاین برنامه‌ریزی پس از رویداد
به عنوان یک برنامه‌ریز رویداد، کار شما همانند اینکه رویداد پایان یافته باشد، تمام نمی‌شود! پس از رویداد، ارزیابی عملکرد رویداد اهمیت دارد. جمع‌آوری بازخورد از شرکت‌کنندگان یک مرحله اساسی برای به‌دست آوردن ارزیابی دقیق از نقاط قوت و ضعف رویداد شما است. شما می‌خواهید از شرکت‌کنندگان بپرسید که چه نظری در مورد کلیت رویداد، محتوا، سخنرانان، مکان، خدمات پذیرایی و غیره داشتند. می‌توانید از سوالات کمی، کیفی و دوگزینه ای مانند این‌ها استفاده کنید:
- چگونه رویداد را به طور کلی ارزیابی می‌کنید؟
- آیا محتوا ارائه‌شده ارزشمند بوده است؟
- یک چیزی که شما از این رویداد دوست داشتید چیست؟
- یک چیز که می‌توانست بهبود یابد چیست؟
- آیا به دوست یا همکاری این رویداد را پیشنهاد می‌کنید؟
- آیا در آینده به یک رویداد مشابه شرکت می‌کنید؟
نکته حرفه‌ای: پرسشنامه آنلاین پس از رویداد خود را هر چه سریع‌تر ارسال کنید. می‌خواهید اطلاعاتی از شرکت‌کنندگان جمع‌آوری کنید وقتی که رویداد هنوز هم در ذهن آنها تازه است، در غیر اینصورت داده‌های شما ممکن است منحرف شود.
استفاده از پرسشنامه آنلاین ارزیابی رویداد در یوچک
آیا باید یک رویداد مجازی یا حضوری برگزار کنید؟
حتی قبل از آنکه COVID جلسات و رویدادهای مجازی را اجباری کند، این سوال یکی از سوالاتی بود که بسیاری از برنامه‌ریزان رویداد با آن مبارزه می‌کردند. در یک پرسشنامه آنلاین انجام شده در سال 2019، 33٪ از بازاریابان اعلام کردند که شرکتشان یک رویداد مجازی برگزار کرده و 70٪ از این پاسخ‌دهندگان گفته بودند که قصد دارند در آینده بیشتر برگزار کنند.
چرا رویدادهای مجازی به طور ناگهانی رشد کردند (علاوه بر COVID)؟ رویدادهای مجازی رویداد را به شرکت‌کنندگان می‌آورند، این امکان را به آنها می‌دهند که حضور داشته باشند بدون اختلافات و هزینه‌های مسافرت. البته، نظرسنجی نشان داد که بیشتر پاسخ‌دهندگان هنوز هم ترجیح می‌دهند به طور حضوری در یک رویداد شرکت کنند، اما این ممکن است به دلیل عدم آشنایی آنها با رویدادهای آنلاین باشد.
اگر قصد دارید یک رویداد مجازی برگزار یا در نظر بگیرید، در ادامه چندین سوالی هست که ممکن است از شرکت‌کنندگان بپرسید:
- آیا تاکنون در یک رویداد مجازی شرکت کرده‌اید؟
- آیا علاقه دارید به طور مجازی در رویداد ما شرکت کنید؟
- آیا فکر می‌کنید بهتر است این رویداد به صورت حضوری برگزار شود؟
- اگر خیر، چرا فکر می‌کنید که بهتر است یک رویداد مجازی برگزار شود؟ (نگرانی‌های باقی‌مانده از COVID، هزینه‌های مسافرت و غیره)
- آیا به راحتی می‌توانید با تجهیزات کامپیوتر موجود خود به یک رویداد مجازی متصل شوید؟
نتیجه‌گیری
برای اطمینان از اینکه رویدادهای شما بدون مشکل برگزار شوند، مهم است که به عقیده مخاطبین اولویت دهید. به عبارت دیگر، شما نباید چیزهایی را انتخاب کنید که فکر می‌کنید مخاطبان دوست دارند، بلکه باید از آنها از طریق پرسشنامه آنلاین رویداد بپرسید که چه انتظاراتی دارند. این برای رویدادهای حضوری و مجازی کار می‌کند و می‌تواند قبل، در طول و پس از رویداد برگزار شود تا تأثیر بیشتری داشته باشد! آماده‌اید با پرسشنامه آنلاین رویداد خود شروع کنید؟ یوچک قالب‌های نظرسنجی زیبا و پیش‌طراحی‌شده برنامه‌ریزی رویداد را دارد که می‌توانید برای به دست آوردن نظر و بازخورد در مورد رویداد بعدی‌تان استفاده کنید.
پرسشنامه آنلاین برنامه‌ریزی رویداد توسط برنامه‌ریزان رویداد برای رویدادهای حضوری و مجازی برگزار میشود تا دریافت نظرات و بازخوردهای مربوط به نیازها و انتظارات شرکت‌کنندگان کمک کند. کلیه نظرسنجی‌ها به طور کلی باید قبل، در طول و پس از یک رویداد انجام شوند. با انجام پرسشنامه آنلاین پیش‌رویداد، می‌توانید درکی از انتظارات شرکت‌کنندگان بدست آورید. با پرسشنامه آنلاین در طول رویداد، می‌توانید آنها را درگیر نگه دارید. و با پرسشنامه آنلاین پس از رویداد، می‌توانید نقاط قوتی که برای رویداد بعدی‌تان بر پایه آنها ساخته شود و نقاط ضعفی را که بر پایه آنها بهبود یابید، کشف کنید. سوالات کمّی، کیفی (سوالات باز) و دو گزینه ای (سوالات بله/خیر).
سوالات متداول
پرسشنامه آنلاین برنامه‌ریزی رویداد چیست؟
چه زمانی باید از پرسشنامه آنلاین برنامه‌ریزی رویداد استفاده کنم؟
سه نوع اصلی سوال پرسشنامه آنلاین برنامه‌ریزی رویداد چیستند؟
